Как подготовить техническое задание на клининговое обслуживание

Техническое задание (ТЗ) — это документ, который определяет, как именно будет организована уборка в вашем офисе. Без него вы рискуете получить размытые коммерческие предложения и неоправданные траты.

Формулировка «нужна ежедневная уборка офиса» недостаточна для точного расчёта. Стоимость клинингового обслуживания зависит от площади помещений, их функционального назначения, материалов поверхностей, интенсивности посещения и перечня работ. В этой статье мы дадим пошаговую инструкцию, как подготовить ТЗ, чтобы получить понятный расчёт и контролируемый результат.

Какие сведения об объекте указать в ТЗ

Начните с описания объекта. Здесь важна не только общая площадь, но и разбивка по функциональным зонам. Кабинет, санузел, входная группа и зона питания требуют разного состава и частоты работ.

В раздел описания объекта включите:

Тип недвижимости — офис, торговый центр, склад или производственное помещение.

Адрес и этажность здания.

Общую площадь помещений, подлежащих уборке.

Детализацию по зонам — холлы, коридоры, лестницы, санузлы, офисные кабинеты, кухни, переговорные, зоны отдыха. Для каждой зоны укажите площадь и тип напольного покрытия: ковролин, ламинат, плитка, линолеум.

Особые условия — высота потолков, наличие витражей, количество сантехнических приборов, режим работы компании.

Чем подробнее вы опишете объект, тем точнее подрядчик оценит объём работ и предложит адекватную цену.

Как составить перечень работ по клинингу

В этом разделе вы фиксируете, какие именно операции и с какой частотой должны выполняться. Перечень можно сгруппировать по зонам.

Входная группа и холлы:

Влажная уборка пола — ежедневно.

Протирка дверей и стеклянных поверхностей — ежедневно.

Вынос мусора и обновление грязезащитных ковров — ежедневно.

Мытьё витражей и входных групп — по мере загрязнения.

Офисные кабинеты и переговорные:

Протирка пыли с мебели, подоконников и оргтехники — ежедневно.

Чистка стеклянных перегородок — ежедневно.

Заправка корзин для мусора и вынос отходов — ежедневно.

Влажная уборка пола — ежедневно.

Санузлы:

Дезинфекция сантехники (унитазы, раковины, писсуары) — 3–4 раза в день.

Мытьё пола с дезинфицирующим средством — 2 раза в день.

Заправка диспенсеров жидким мылом и туалетной бумагой — не реже 3 раз в день.

Вынос мусора и протирка корзин — 2 раза в день.

Кухни и помещения приёма пищи:

Влажная уборка пола — ежедневно.

Протирка обеденных столов, стульев и кухонных шкафов — ежедневно.

Мойка раковины и удаление пятен со стен — ежедневно.

Мытьё бытовой техники (холодильники, СВЧ, чайники) — еженедельно.

Все зоны (периодические работы):

Удаление пятен со стен и дверей — еженедельно.

Протирка радиаторов, розеток, выключателей — еженедельно.

Мытьё окон и подоконников — по графику (обычно 1 раз в квартал).

Глубокая чистка ковровых покрытий и мягкой мебели — по графику или заявке.

Разделите все работы на три категории:

Ежедневные — основная и поддерживающая уборка.

Периодические — еженедельные, ежемесячные и сезонные работы.

Работы по заявке — отдельные услуги, выполняемые при необходимости (удаление сложных пятен, уборка после мероприятий).

Не используйте размытые формулировки вроде «поддерживать чистоту» или «регулярно». Для каждой операции укажите чёткие критерии: «ежедневно», «2 раза в день», «1 раз в неделю». Так вы исключите разночтения.

Как определить периодичность и график уборки

График напрямую зависит от режима работы вашего офиса. Обычно основная уборка проводится до начала рабочего дня или после его окончания, чтобы не мешать сотрудникам.

Поддерживающая уборка выполняется в течение дня: это точечное устранение загрязнений, вынос мусора, проверка санузлов и кухонь.

Зимой, в период слякоти и реагентов, нагрузка на уборку увеличивается на 20–30%. Учтите это, заложив дополнительную частоту обработки входных групп.

Пример графика:

06:30 – 08:30 — основная уборка (влажная уборка полов, протирка поверхностей, санузлы).

09:00 – 18:00 — поддерживающая уборка (вынос мусора, санузлы каждые 3,5 часа, точечное устранение загрязнений).

18:30 – 20:00 — вечерняя основная уборка.

Что прописать в требованиях к исполнителю

Здесь вы задаёте стандарты, которым должен соответствовать подрядчик.

Персонал:

1. Количество уборщиков из расчёта 500–700 м² на одного сотрудника.
2. Наличие форменной одежды и бейджей.
3. Требования к внешнему виду: опрятность, отсутствие резких запахов.

Оборудование и инвентарь:

Укажите, какая техника должна использоваться: поломоечные машины, промышленные пылесосы, парогенераторы.

Опишите требования к цветовой маркировке ветоши и инвентаря: красный — для санузлов, синий — для офисов, зелёный — для кухонь. Это исключает перекрёстное загрязнение.

Химические средства:

Перечислите требования к чистящим средствам: нейтральный pH, гипоаллергенность, отсутствие резкого запаха.

Исполнитель должен предоставить сертификаты на используемую химию.

Расходные материалы:

Чётко пропишите, кто закупает туалетную бумагу, жидкое мыло, мешки для мусора и другие расходники. Чаще всего это берёт на себя исполнитель, но этот момент нужно зафиксировать.

Как установить критерии качества и порядок приёмки

Чтобы проверка уборки была объективной, используйте измеримые критерии.

Методы контроля:

1. Визуальный осмотр.
2. Проверка салфеткой (метод «белой перчатки»).
3. Контроль отсутствия разводов на стекле и зеркалах.

Контрольные точки:

1. Полы — отсутствие грязи в углах, под мебелью и вдоль плинтусов.
2. Стекла и зеркала — без разводов, отпечатков пальцев и ворсинок.
3. Сантехника — без известкового и мочевого камня, посторонних запахов.
4. Дверные ручки и выключатели — без отпечатков и следов пальцев.
5. Мебель и оргтехника — без пыли на открытых поверхностях и в труднодоступных местах.

Порядок приёмки:

1. Ежемесячное подписание акта выполненных работ с фиксацией замечаний.
2. Срок устранения замечаний — не более 1 рабочего дня.
3. Возможность внеплановых проверок со стороны заказчика.

Пример критерия: «На поверхности стола не должно быть видимых пылевых частиц. При проверке белой салфеткой она должна оставаться чистой». Это превращает абстрактное «должно быть чисто» в проверяемый параметр.

Какие ошибки допускают при составлении ТЗ

Избегайте этих типичных ошибок, чтобы не получить некачественную услугу.

Ошибка 1. Указывают только общую площадь без разделения на зоны.

Подрядчик не может оценить объём работ в санузлах или на кухне, а значит, закладывает усреднённую стоимость, которая в итоге может оказаться заниженной или завышенной.

Ошибка 2. Не прописывают периодичность каждой операции.

Формулировка «регулярно» создаёт риски: исполнитель может трактовать её по-своему. Например, «регулярно» для вас — каждый час, а для подрядчика — дважды в день.

Ошибка 3. Объединяют ежедневную и генеральную уборку.

Это разные по сложности и трудозатратам виды работ. Генеральная уборка включает мытьё окон, чистку ковров, обработку труднодоступных мест. Их нужно выделять отдельно.

Ошибка 4. Не определяют, кто закупает расходные материалы.

Это может привести к спорам и дополнительным расходам уже в процессе обслуживания. Заказчик может считать, что расходники включены в стоимость, а исполнитель выставит отдельный счёт.

Ошибка 5. Не устанавливают критерии качества и сроки устранения замечаний.

Без чётких правил приёмки у вас не будет рычагов влияния на недобросовестного подрядчика. Вы не сможете доказать, что уборка выполнена некачественно.

Как получить расчёт клинингового обслуживания

После того как ТЗ готово, направьте его нескольким клининговым компаниям. На основе этого документа они подготовят коммерческие предложения с детальным расчётом стоимости.

Если у вас нет готового ТЗ, многие компании предлагают услугу выезда технолога на объект. Специалист оценит площадь, состояние поверхностей и поможет составить техническое задание.

Чек-лист: что проверить перед отправкой ТЗ

Перед тем как отправить документ подрядчику, убедитесь, что вы указали:

• площадь и назначение помещений;
• перечень зон с детализацией покрытий;
• состав и периодичность работ;
• график уборки с привязкой к часам;
• требования к персоналу, оборудованию и инвентарю;
• требования к чистящим и моющим средствам;
• порядок контроля качества и приёмки;
• кто отвечает за расходные материалы;
• контактное лицо со стороны заказчика.

Подробное ТЗ — это инструмент, который помогает выбрать надёжного подрядчика и получать стабильно высокое качество уборки.

Если вам нужна профессиональная помощь в составлении ТЗ или вы готовы обсудить уборку офисов и обслуживание компаний, свяжитесь с нами — мы проведём аудит объекта и предложим оптимальное решение.